Sťahovanie kancelárií prináša viaceré výzvy, a to ako pre samotnú firmu a jej zamestnancov, tak aj pre profesionálov zabezpečujúcich samotné sťahovanie. Celý proces sťahovania kancelárií a ostatných firemných priestorov si totiž vyžaduje precíznu organizáciu vedúcu k minimalizácii rizík, zníženiu prestojov a uľahčeniu adaptácie v nových priestoroch. Na nasledujúcich riadkoch sme sa zamerali na užitočné tipy pre plánovanie a organizovanie sťahovania kancelárií.

Sťahovanie kancelárií je organizačne zložitejšie ako sťahovanie bytov

Sťahovanie kancelárií má iba máločo spoločné so sťahovaním bytov. Snáď iba to, že v oboch situáciách ide o premiestnenie vecí z jedného miesta na druhé. Inak je samotný postup aj náročnosť sťahovania celkom odlišná. Kým sťahovanie bytov vás obmedzí maximálne na pár dní, sťahovanie kancelárií je komplexným súborom úkonov a ak ide o väčšie spoločnosti so stovkami zamestnancov, takéto sťahovanie môže pokojne trvať aj niekoľko týždňov.

Nie je náročné presťahovať stoly, stoličky alebo počítače, to čo dá skutočne zabrať je práve organizácia celého procesu. Ide predovšetkým o označenie a spísanie sťahovaných vecí, ich rozdelenie v nových priestoroch, naplánovanie jednotlivých etáp, z ktorých sťahovanie pozostáva a v neposlednom rade o následnú adaptáciu v nových priestoroch. Toto všetko si vyžaduje množstvo komunikácie, plánovania a niekedy aj trochu improvizácie.

Keďže sťahovanie kancelárií si vyžaduje skúsenosti a organizačné schopnosti, tým najlepším riešením je obrátiť sa na profesionálov. Skôr ako tak urobíte, prečítajte si, prečo je sťahovanie firiem ako jedna výzva za druhou.

Dôsledná evidencia a tvorba harmonogramu

Nevyhnutným základom pri sťahovaní kancelárií je dôkladná evidencia mobiliáru, nábytku, výpočtovej techniky a napríklad aj výrobných zariadení. Nasleduje stanovenie reálneho harmonogramu, ktorý zohľadňuje aj reálne možnosti zamestnancov, prebiehajúce pracovné úlohy a plány konkrétnej spoločnosti. Nie je ničím výnimočným, že väčšie spoločnosti sa sťahujú vo viacerých fázach, a tak je príprava podrobného plánu rozhodne na mieste.

Zvážiť treba aj možnosť krátkodobého skladovania

Spomenuli sme, že sťahovanie firiem často prebieha na etapy, čo kladie nemalé nároky aj na súvisiacu logistiku a prípadné aj priestorové vybavenie. Môže teda nastať situácia, že firma musí uvoľniť kancelárie do určitého termínu, avšak všetky svoje veci do nových priestorov ešte nemôže nasťahovať. V takom prípade je skvelou možnosťou krátkodobé skladovanie, ktoré je možné individuálne prispôsobiť konkrétnym potrebám.

Pri väčšom sťahovaní kancelárií sa oplatí aj nácvik

Sťahovanie kancelárií si vyžaduje spoluprácu celého tímu ľudí a najmä v prípade väčších biznis centier a administratívnych budov by malo prebiehať aj v koordinácii so správcom a bezpečnostnou službou. Skôr ako sa pohne s prvými vecami, je vhodné navštíviť nové priestory a všetko dôkladne premyslieť. Pri sťahovaní väčších spoločností sa preto oplatí aj nácvik, premeranie vstupných priestorov, schodiska či výťahov, a tiež zabezpečenie parkovania. Vyhnete sa tak nepríjemným prekvapeniam, ktoré by celé sťahovanie mohli poriadne skomplikovať. Do úvahy pripadá aj dohodnutie sťahovania mimo bežných pracovných hodín.

Asistencia aj po nasťahovaní

Organizácia sťahovania nekončí ani po samotnom premiestnení vecí. V nových priestoroch je potrebné nábytok rozmiestniť podľa evidencie ideálne tak, aby zamestnanci presne vedeli, kam sa majú vrátiť a kde nájdu svoje veci. Po nasťahovaní je ideálne pripraviť pre zamestnancov sprievodcu novými priestormi, čo zefektívni celý adaptačný proces a zároveň eliminuje prípadné problémy, ktoré by mohli mať vplyv na nižšiu efektivitu zamestnancov a vnútropodnikové procesy po nasťahovaní do nových priestorov.